Rental Technology & Services AS personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Rental Technology & Services AS (RTS) samler inn og bruker personopplysninger. RTS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt.

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra våre nettsteder og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger i henhold til Europaparlaments- og rådsforordning 2016/679 om beskyttelse av individer ved behandling av personopplysninger og om fri flyt av slike opplysninger samt om oppheving av direktiv 95/46/EF (personvernforordningen) som besluttet 27. april 2016, og lov om behandling av personopplysninger av 15.06.18 nr 38 (personopplysningsloven) med tilhørende forskrifter.

Behandling av personopplysninger på rts.as

Daglig leder har ansvaret for RTS sine behandlinger av personopplysninger på rts.as med tilhørende undersider. Det er frivillig for de som besøker nettstedet å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å ta kontakt via vårt kontaktskjema. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

RTS er databehandler, mens Appex er leverandør av utvikling, vedlikehold og drift av rts.as med undersider.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes i nettskyen. Det er kun RTS og Appex som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Nettstatistikk

RTS samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på rts.as. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.

Informasjonskapsler

Cookies – eller «informasjonskapsler» – er en standard teknologi som stort sett alle nettsteder benytter i dag. Cookies er små tekstfiler som blir lagret på datamaskinen din. Filene inneholder informasjon om for eksempel innstillinger du gjør på nettstedet, teknisk informasjon om enheten du bruker, hvilke sider på nettstedet vårt du besøker, og hvordan du navigerer mellom de ulike sidene.

Følgende informasjonskapsler brukes på rts.as:

RTS bruker Google Analytics for å analysere bruken av nettsidene. Google Analytics bruker cookies. Informasjonen som blir generert av en slik cookie ved bruk av rts.as blir sendt til Google og lagret på servere i USA. Google bruker denne informasjonen til å vurdere bruken av nettstedet, sammenstille rapporter om aktiviteten på nettstedet, og for å yte andre tjenester i tilknytning til aktiviteter på nettsiden og bruk av Internett. Google kan også overføre denne informasjonen til tredjeparter dersom lovgivningen skulle kreve dette, eller i tilfeller der tredjeparter håndterer informasjon på vegne av Google.

Vi bruker Google AdWords Pixles som registreres når du besøker rts.as. Flere nettsteder bruker slike cookies i dag slik at de skal kunne vise deg annonser som er relevante for deg og din tidligere søkehistorikk. Slik kan også annonser nedprioriteres dersom de ikke er relevant eller interessante for deg, og gjøre din totale brukeropplevelse på nett bedre.

RTS lagrer informasjon om hvilke søkeord du benytter i søkeverktøyet på rts.as. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i Google Analytics.

«Kontakt oss» funksjonen på rts.as er en funksjon der du kan angi din e-post adresse for at vi skal ta kontakt med deg. Bruker du denne funksjonen vil e-post adressen din bli lagret i vår database og videresendt til vårt CRM-system for oppfølging.

Lagring av personopplysninger kunder og dokumentarkiv

RTS behandler personopplysninger om ansatte hos kunder for å administrere kundeforholdet og levere tjenester. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a (samtykke) og bokstav b (avtale).

RTS bruker et CRM-system for behandling av saker og prosjekter. Avdelingsleder og annet relevant personell er delegert det daglige ansvaret for bruken av system og arkiv, at det er utarbeidet nødvendige rutiner og at disse følges opp slik at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

Det registreres ulike typer personopplysninger i våre arkiv- og saksbehandlingssystem. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelser og prosjekter. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til lovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av kundeforholdet vil bli utlevert. Det er etablert egne sikkerhetstiltak for svært beskyttelsesverdig informasjon.

E-post og telefon

RTS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle oppgaver. Leder i aktuell avdeling der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling registreres i saksbehandlingssystemet.

RTS sine medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kolleger.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå.

Besøk i RTS sine lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi medfører liste over deltakere. Når du melder deg på arrangement lagres informasjon til bruk for gjennomføring.

Opplysninger om ansatte

RTS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Det er daglig leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på RTS sine nettsider.

Alle stillingssøknader blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares.

Unntak:

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Tilgangen er begrenset til tjenstlig behov.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet. Personer som spør har derfor rett på innsyn i egne opplysninger i RTS sine systemer. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger RTS ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.